Fatura hakkında bilinmesi gereken önemli bilgileri, Türkiye’nin ilk bulut tabanlı finans yönetim uygulaması Paraşüt’ün kurucu ortağı Sean X. Yu, girişimciler için paylaşıyor.
Kendi işini kurmak isteyen girişimciler için en önemli konulardan biri, gelir faturası kesme işlemidir. Geçmiş iş hayatında ön muhasebe konusunda bilgi sahibi olmayan bir kişi, kendi işini kurduğunda en çok nasıl yanlış yapmadan fatura keseceğini düşünüyor.
İş hayatına San Francisco’da Lehman Brothers’da ve bir özel sermaye şirketinde uzun bir süre finansal analist olarak çalışarak başlayan Paraşüt Kurucu Ortağı Sean X. Yu, kendi işini kurmak isteyenler için doğru fatura kesme yöntemleri hakkında ipuçları verdi.
1) Fatura her yerde bastırılmaz.
Fatura kıymetli ve resmi bir evraktır. Maliye Bakanlığı tarafından fatura basma yetkisi verilmiş matbaalarda fatura bastırılabilir.
2) Kolay fatura yazdırmanın yolu, faturanızın boyutunda gizlidir.
Fatura formatınızın A4 boyutunda olması uygulama açısından size kolaylık sağlar. Bu sayede piyasadaki birçok standart yazıcıdan çıktı alabilirsiniz.
3) Her bir faturanın en az üç nüsha kopyası olmalıdır.
İlk nüsha müşteriniz, ikincisi muhasebeciniz üçüncüsü de şirket dosyanızda arşivlenmek içindir. Kağıt tasarrufu için bir A4 boyutundaki kağıda yan yana ya da alt alta 3 kopya bastıracak şekilde faturanızı tasarlatabilirsiniz. Daha hızlı tahsilat için müşterinizin ödeme yapacağı banka hesap numaralarını da faturanızda bastırmayı ihmal etmeyin.
4) Fatura seri ve sıra no takibi yapmak önemlidir.
Seri-sıra no’nun nerden başladığı önemli değildir. Fatura basmaya yetkili matbaalar, belirli seri-sıra no aralığındaki faturaları basma yetkisini alırlar. Müşterilerinden talep geldikçe, bu aralıkta yer alan belirli bir bloğu müşterilerine atarlar. Ancak, faturalarınızı seri-sıra no takip ederek yazdırmalısınız.
5) Vadeli bir satış yapıldığında faturanın üst kısmına kaşe vurulup imzalanır.
Bu tip faturalara “Açık Fatura” denir. Peşin ödemeli satış yapıldığında ise fatura bedelinin peşin olarak alındığını göstermek için faturanın alt kısmı kaşelenip imzalanır. Bu da “Kapalı Fatura” olarak ifade edilir. Ticari hayatta uygulaması olan açık ya da kapalı ayrımı vergi kanunlarında yoktur. Vergi kanunlarına göre kaşenin faturada nereye vurulduğunun bir önemi ya da hukuki olarak tahsilata ilişkin ispat gücü de yoktur.
6) Faturanın dili Türkçe olmalıdır.
Vergi kanunlarına göre tüm muhasebe işlemleri Türkçe tutulur. Bu sebeple fatura da Türkçe düzenlenir. Ancak, yurtdışına kesilecek bir fatura var ise bu faturada açıklama kısmına ilgili dilde açıklamalar yazabilirsiniz. Muhasebe işlemlerinde Türk Lirasının kullanılması gerekir.
7) Dövizli fatura kesiminde detaylar önemlidir.
Dövizli tutarda fatura kesecekseniz fatura açıklamasına kullanılan kur bilgisi, faturada hesaplanan KDV’nin TL karşılığını yazın. Mali Müşavirinizin onayını da almayı ihmal etmeyin.
8) Faturalar çöpe atılmamalıdır.
Fatura kaybolur ise vergi dairesine bildirimde bulunun. Yanlışlık yaptığınız faturayı ise kesinlikle çöpe atmayın. Tüm nüshaların üzerine “iptal” yazın ve saklayın. Faturalar vergi kanunları açısından 5 yıl saklanmakla yükümlüdür.
9) Faturanın kesilme süresi bir haftayı geçmemelidir.
Malın ya da hizmet verildikten sonra 7 gün içinde fatura kesilmelidir. Eğer bu 7 günlük süre ile bir sonraki aya geçiş var ise fatura kesimi için 7 günlük süre beklenmeden o ay içinde düzenlenmelidir. Çünkü faturanın ilgili ayın KDV beyannamesinde yer alması gerekir.
10) Faturanın ikinci ve üçüncü nüshası saklanmalıdır.
Faturaların fotokopileri ve proforma faturalar mali açıdan geçersizdir. Faturanın aslı yani ilk nüshası kaybolmuş ise ikinci ya da üçüncü nüshadan fotokopi alın ve aslı gibidir kaşesi basarak yetkili kişiler tarafından imzalatın. Yurtdışından gelen faturalarda orjinallik aranmaz.
11) e-Fatura hayatınızı kolaylaştırır.
e-Fatura’ya geçiş yaparak, kağıt fatura ile gelen tüm operasyonel yükten kurtulabilir, maliyetlerinizi düşürebilirsiniz.
